Le livre de caisse en restauration est comme le guide Michelin : indispensable !

Nous exagérons à peine puisque tenir un livre de caisse est obligatoire pour chaque commerce en France. Pour éviter les ennuis avec les autorités, il faudra toutefois respecter certains points. C’est pourquoi vous trouverez dans cet article toutes les informations importantes concernant le bon usage du livre de caisse en restauration.

Table des matières

Qu’est-ce-qu’un livre de caisse ?
Obligation de tenir un livre de caisse
Comment tenir un livre de caisse ?
Tenir un livre de caisse papier
Comment gérer un livre de caisse électronique ?
Tenir un livre de caisse avec un logiciel de comptabilité de caisse

Qu’est-ce-qu’un livre de caisse ?

Avant de rentrer dans le vif du sujet, voyons tout d’abord ce qu’est un livre de caisse aussi appelé journal de caisse ?

Il s’agit d’un registre comptable qui répertorie toutes les entrées et les sorties d’argent d’une caisse. Tous les commerçants qui ont une caisse disposant de billets et de pièces doivent tenir un livre de caisse. Celui-ci permet également de limiter les erreurs de caisse en facilitant sa gestion.

Obligation de tenir un journal de caisse

En France, tout commerçant vendant directement des produits aux consommateurs ont l’obligation de tenir un livre de caisse. Celui-ci peut être sous format papier ou digital.

Attention : un livre de caisse ne peut pas avoir un solde négatif. Il doit contenir au minimum le fond de caisse. Un solde négatif ne doit jamais apparaitre sur votre livre de caisse, auquel cas un contrôle fiscal pourrait invalider l’ensemble de votre comptabilité !

Par ailleurs, les paiements en espèces de plus de 1000€ sont interdits selon la législation en vigueur.

Vous utilisez encore une caisse à monnaie pour votre activité ? Dans ce cas, vous allez être surpris des progrès des caisses enregistreuses.

Kleinunternehmerin sitzt vor ihrem elektronischen Kassenbuch

Comment tenir un livre de caisse ?

Cet outil comptable est primordial si vous manipulez beaucoup d’argent liquide dans votre secteur d’activité. En effet, le livre de caisse enregistre en premier lieu les transactions en espèces et doit contenir les détails suivants :

  • la date du mouvement
  • le libellé
  • les montants et dépenses de chaque mouvement
  • le numéro de pièce consécutif
  • le solde de la caisse après chaque mouvement et le solde final de la journée
  • éventuellement des informations supplémentaires comme le code comptable, le bailleur, la ligne budgétaire, etc…

Le livre de caisse est donc une annexe de votre comptabilité. Il vous faudra y conserver tous les justificatifs d’écriture et toujours avoir le solde réel de la caisse égal à celui indiqué sur le journal de caisse.

Discussions autour du livre de caisse

Tenir un journal de caisse papier

À l’heure de la digitalisation, tenir un livre de caisse papier semble quelque peu dépassé. Rien ne vous empêche toutefois de garder votre bon vieux carnet et vérifier si vous arrivez toujours à relire votre écriture du dimanche. Mais ne nous voilons pas la face, il est effectivement plus facile de faire tout cela sur un ordinateur.  Chaque entrée du livre de caisse doit en effet contenir un grand nombre d’informations.

Toutefois si votre entreprise de restauration enregistre peu d’opérations en espèces, un livre de caisse manuscrit peut suffire. N’oubliez cependant pas que le solde de caisse doit ensuite être reporté manuellement dans le livre de caisse.

Si vous optez malgré tout pour la variante papier du journal de caisse, vous trouverez ce type de registre prêt à l’emploi dans les papeteries. Il est également possible de télécharger des modèles sur Internet. Les livres de caisse Excel sont disponibles mais non autorisés, car ils sont modifiables. Les autorités financières exigent en effet que les documents comptables soient inaltérables, tant dans les petites entreprises que dans les grandes.

Comment gérer un livre de caisse électronique ?

La manière la moins compliquée de tenir un livre de caisse est d’utiliser un livre de caisse électronique. Les avantages de cette version moderne du livre de caisse sont évidents. D’une part vous gagnez beaucoup de temps : les totaux et les reports nécessaires sont calculés de manière entièrement automatique et la comparaison des chiffres réels et des chiffres théoriques est de facto plus efficace. D’autre part, les erreurs de saisie et de calcul sont improbables avec cette variante de livre de caisse.

Les variantes suivantes du journal de caisse électronique existent :

  • Livre de caisse en ligne : un livre de caisse électronique qui fonctionne via le cloud.
  • Logiciel de livre de caisse pour PC : celui-ci est installé localement sur votre terminal, ce qui te permet de gérer votre journal indépendamment d’une connexion Internet.
  • Journal de caisse sur fichier excel : cette option de livre de caisse est plutôt destinée aux documents privés, les autorités n’acceptant généralement pas de livre de caisse Excel (puisque modifiable).

La tenue du livre de caisse s’explique donc par le programme utilisé, les différents types de journals de caisse ne se distinguant guère les uns des autres. Il vous suffit de créer un livre de caisse dans le programme choisi, de saisir les stocks de comptage comme stock initial et de cliquer sur “saisir le mouvement de caisse”. Le programme vous indique ce dont il a besoin et ce que vous devez saisir. C’est bête comme bonjour : il vous  suffit de suivre les instructions.

Le livre de caisse orderbird PRO

Tenir un livre de caisse avec un logiciel de caisse

La manière la plus simple de tenir un journal de caisse est d’utiliser un logiciel de comptabilité de caisse. Celui-ci peut généralement être relié à votre système de caisse, ce qui permet de transférer automatiquement toutes les données et les justificatifs dans le journal de caisse.

Si vous souhaitez économiser de l’argent et du temps, investissez directement dans un système de caisse qui dispose déjà d’un livre de caisse intégré. Les avantages sont les suivants :

  • d’une part, pas besoin de saisir manuellement chaque opération dans votre livre de caisse papier
  • d’autre part, aucune écriture ne sera oubliée.

Avec le livre de caisse orderbird, toutes les entrées et données sont saisies de manière entièrement automatique tout en étant conformes au fisc. Notre caisse enregistreuse iPad remplit les exigences de l’administration fiscale française et contient ce qu’il vous faut pour gérer votre livre de caisse de manière simple et rapide.

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