Depuis le 1er janvier 2018, les caisses enregistreuses digitales doivent être certifiées et conformes à l’administration fiscale française. Le fisc est donc particulièrement attentif à ce que cette loi soit bien appliquée afin de lutter contre les fraudes fiscales. Comment faire face à un contrôle de caisse ? Devez-vous pour autant avoir peur du contrôle fiscal en restauration ? Pas si vous utilisez une caisse enregistreuse pour la restauration telle que celle d’orderbird.

Table des matières

Pourquoi existe-t-il un contrôle de caisse enregistreuse ?
Comment se déroule le contrôle fiscal en restauration ?
Que peut faire le contrôleur dans le cadre du contrôle fiscal en restauration ?
Quelles caisses enregistreuses sont contrôlées lors du contrôle fiscal en restauration ?
Qu’est-ce qui peut arriver de pire lors d’un contrôle de caisse ?
Comment se préparer au contrôle de caisse ?
N’ayez plus peur du contrôle fiscal en restauration

Pourquoi existe-t-il un contrôle de caisse enregistreuse ?

Celui-ci existe pour lutter contre les manipulations et les fraudes fiscales. Depuis janvier 2018, l’administration fiscale vérifie donc, lors de l’inspection de caisse, si votre caisse répond à toutes les exigences légales en vigueur et si tous les documents imposables sont en règle. Voici ce que dit précisément le site des impôts à ce sujet :

“Depuis le 1er janvier 2018, tous les assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui effectuent des livraisons de biens et des prestations de services à destination de clients particuliers et qui enregistrent les règlements correspondant au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, ont l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Le respect de ces conditions peut être justifié par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l’éditeur de logiciel ou système de caisse.”

Comment se déroule le contrôle fiscal en restauration ?

Nous avons décrit en détail le déroulement du contrôle fiscal dans notre article “l’avant et l’après de la caisse de restaurant“.

Voici le résumé des principales étapes de celui-ci :

  1. La notification
  2. La visite du contrôleur fiscal
  3. Le contrôle fiscal complet
    3a. Est-ce-que tout est bon ? Si oui alors le contrôle débouche sur une absence de rectification
    3b. Ce n’est pas le cas ? Alors votre société subira un redressement judiciaire

En règle générale, le contrôleur se rend dans votre établissement et présente sa carte de service. Vous avez le droit d’avoir votre conseiller fiscal à vos côtés pendant la procédure. Le contrôleur doit alors être autorisé à accéder à la caisse pour vérifier la connexion TSE et les décomptes. En outre, il se procurera un aperçu de vos documents fiscaux. Si tout est conforme, l’inspection de la caisse est considérée comme terminée et le contrôleur quittera votre entreprise. Mais si vos données présentent des lacunes, vous devrez alors vous soumettre à un contrôle plus approfondi.

Que peut faire le contrôleur dans le cadre du contrôle fiscal en restauration ?

L’agent des finances vérifie si tous les documents imposables sont corrects et complets. Une documentation complète des procédures est donc extrêmement importante pour éviter les sanctions. Certains points sont examinés de plus près lors d’un contrôle fiscal en restauration tels que :

L’affectation temporelle

Il s’agit notamment de vérifier si les données suivantes peuvent être conservées jusqu’à 7 ans, la durée légale en vigueur :

  • Données comptables
  • Bons de caisse
  • Tickets de caisse
  • Modes d’emploi du système de caisse
  • Données enregistrées en mode formation

L’affectation à un domaine

Dans cette partie de l’inspection de caisse, l’inspecteur examine si les recettes et les dépenses sont clairement séparées et si toutes les données pertinentes de l’entreprise peuvent être évaluées de manière électronique. Il s’agit d’une documentation complète sur les procédures. Cela implique également de vérifier que le chiffre d’affaires de la caisse correspond bien aux totaux de fin de journée.

L’exhaustivité

Ce point comprend la saisie complète des recettes et des dépenses notamment si :

  • des factures ont été modifiées ultérieurement
  • tous les tickets Z ont une numérotation continue
  • chaque transaction a été correctement enregistrée
Contrôle de la caisse - le contrôleur se plonge dans les comptes

Contrôle de la caisse – le contrôleur se plonge dans les comptes

De quels droits dispose le contrôleur lors d’une inspection de caisse ?

  • Droit d’accès aux données comptables, aux tickets de caisse, aux données enregistrées en mode d’entraînement et aux manuels d’utilisation du système de caisse.
  • Droit d’examiner les données suivantes : enregistrements techniques de la caisse enregistreuse, documents fiscaux tels que les données d’évaluation et de journal.

Les obligations de l’agent lors du contrôle fiscal en restauration

L’inspection ne se fait pas à n’importe quel moment. Le gérant de l’établissement est d’abord informé par courrier de la venue du contrôleur. En général vous avez deux semaines pour préparer tous les documents demandés par le fisc.

Quelles caisses enregistreuses sont contrôlées lors du contrôle fiscal en restauration ?

En principe, toute entreprise qui travaille avec une caisse enregistreuse peut être contrôlée lors d’un contrôle de caisse. Dans le cas d’une caisse électronique, le contrôleur exigera la transmission de vos données numériques. Dans le cas d’une caisse à monnaie, il demandera une vérification de la caisse.

Il jettera également un coup d’œil sur les enregistrements des jours précédents et vérifiera si les recettes du jour sont exactes au centime près.

Contrôle de la caisse - le contrôleur se plonge dans les comptes

Contrôle de la caisse – le contrôleur se plonge dans les comptes

Qu’est-ce qui peut arriver de pire lors d’un contrôle de caisse ?

Si le contrôleur découvre des lacunes lors d’un contrôle plus détaillé, cela peut entraîner le paiement d’amendes. Si les recettes n’ont pas été enregistrées intentionnellement, cela peut entraîner, dans le pire des cas, une accusation de fraude fiscale et un redressement judiciaire.

Et si les recettes sont estimées par les inspecteurs des finances, vous risquez de devoir payer des arriérés d’impôts importants et au pire, une fermeture administrative de plusieurs mois.

Comment se préparer au contrôle de caisse ?

Si vous travaillez déjà avec un système de caisse numérique, vous bénéficiez d’avantages lors de l’inspection de la caisse. Ces systèmes sont généralement conformes à l’administration fiscale française. Ils vous  permettent de présenter à tout moment les justificatifs demandés pour la gestion de la caisse. Mais peu importe le système de caisse que vous utilisez, vous avez un devoir de coopération en tant que propriétaire de celle-ci. Ce devoir de coopération comprend une obligation de présentation et d’information sur les enregistrements de base et les écritures de caisse.

Vos collaborateurs doivent également être préparés dans le cas d’un contrôle. Toutefois, ils ne doivent jamais fournir d’informations sans que vous et, dans le meilleur des cas, votre conseiller fiscal ne soient consultés.

Normalement, les données de caisse devraient être stockées dans le cloud et donc être accessibles en permanence. Elles devraient également être conformes à l’obligation de conservation des documents, qui est de 7 ans en France.

N’ayez plus peur du contrôle fiscal en restauration

Avec la loi sur la régulation des caisses enregistreuses de 2018, les manipulations des enregistrements numériques ont été renforcées. Cette loi prescrit en effet un dispositif de sécurité technique pour tous les systèmes de caisse disposant d’une interface numérique. Cela permet notamment de garantir juridiquement que l’administration fiscale puisse accéder sans problème à toutes les données de caisse lors d’un contrôle fiscal dans votre établissement.

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